Kommunikation ist die Basis für das effektive und erfolgreiche Zusammenwirken verschiedener Akteure in einem Unternehmen. Die Kommunikation erstreckt sich vom Facharbeiter in der Montagehalle über den Projektleiter bis hin zum CEO in der Führungsetage. Dabei können ganz unterschiedliche Arten der Kommunikation zum Einsatz kommen.
Orte der Kommunikation in Unternehmen
Kommunikation findet, unabhängig davon, in welcher Form sie genutzt wird, in jedem Unternehmen statt und zwar über alle Ebenen hinweg. Kommuniziert wird bei der Einsatzbesprechung eines Rettungsdienstes, bei der Sitzung eines Aufsichtsrates oder während der Pause in einem Handwerksbetrieb. Dabei findet jegliche Kommunikation statt als:
- verbale Kommunikation
- nonverbale Kommunikation
- paraverbale Kommunikation
Zu beachten ist hier, dass es keine dieser Varianten ohne die anderen Formen gibt. Sie sind miteinander verbunden und greifen ähnlich einem Uhrwerk ineinander und ergeben auch nur gemeinsam echte und umfassende Kommunikation.
Verbale Kommunikation
Als verbale Kommunikation wird der Austausch von Informationen mithilfe der Sprache bzw. durch Worte bezeichnet. Es geht also im Grunde um das Kommunizieren unter Zuhilfenahme von formulierten Sätzen. Noch einfacher gesagt, bedeutet verbale Kommunikation nichts anderes, als miteinander zu sprechen. Eine solche Kommunikation kann in mündlicher oder schriftlicher Form vonstatten gehen, etwa durch:
- das persönliche Gespräch von Angesicht zu Angesicht
- den Austausch von Gedanken oder Informationen über das Telefon
- das Reden im Rahmen einer Videokonferenz
- den Austausch mithilfe von E-Mails
- das Nutzen von Chats oder Messenger-Apps
- das Kommunizieren durch den Gebrauch der Gebärdensprache
Vor allem in Unternehmen ist es wichtig, eine möglichst klare Form der verbalen Kommunikation zu pflegen, denn es geht in diesem Kontext meist darum, unternehmerisch bedeutsame Informationen auszutauschen, Arbeitsanweisungen zu geben oder organisatorische Angelegenheiten zu regeln, ohne die das Unternehmen seine Aufgaben nicht erfüllen könnte. Insofern muss verbale Kommunikation möglichst eindeutig sein und darf wenig Spielraum für Interpretationen lassen. Je unklarer beispielsweise ein Arbeitsauftrag formuliert ist, desto größer ist das Risiko von Missverständnissen und fehlerhafter Ausführung eines erteilten Auftrags.
Die nonverbale Kommunikation in Unternehmen
Neben der verbalen Kommunikation existiert immer auch eine nonverbale Kommunikation. Diese spielt sich jenseits des gesprochenen oder geschriebenen Wortes ab. Zu unterscheiden sind die bewusste, die teilbewusste sowie die unbewusste nonverbale Kommunikation. Als Mittel dieser Kommunikation gelten vor allem:
- Gestik
- Mimik
- Blicke
- Körperhaltung
- Bewegungen
- Kleidung
- Haptik
- Geruch
- Distanz
Durch die nonverbale Kommunikation wird die verbale Kommunikation insofern verstärkt, als sie dabei hilft, Emotionen zu zeigen, Einstellungen zu vermitteln oder eben die verbale Nachricht in eine bestimmte Richtung zu modulieren, sie also zu verdeutlichen, einzuschränken, zu erweitern oder sie mit Ironie oder Sarkasmus zu versehen. Gerade für Mitarbeiter von Unternehmen ist es im Rahmen der nonverbalen Kommunikation wichtig, kulturelle Unterschiede zu beachten. So ist es im europäischen Kulturkreis durchaus üblich, bei einem Geschäftstermin die Beine übereinanderzuschlagen und so den Blick auf die Schuhsohlen freizugeben. Im arabischen Kulturkreis hingegen gibt es kaum eine größere Beleidigung, denn die Schuhe gelten als Symbol für Schmutz und Unreinheit. Auch in Asien würde man Geschäftspartner durch diese nonverbalen Kommunikation vor den Kopf stoßen.
Paraverbale Kommunikation
Diese Form der Kommunikation beinhaltet alle für die Kommunikation wichtigen, sich an die Sprache anlehnenden Mittel. Sie umfasst also beispielsweise:
- Tonfall beim Sprechen
- Lautstärke der Stimme
- Einsatz von Dialekten
- Pausen (mit oder ohne Füllung durch Worte oder Geräusche)
- Lachen oder Weinen
- Seufzen
Zur paraverbalen Kommunikation zählt aber auch das Schriftbild, da es ebenfalls Aufschluss über den emotionalen Zustand des Schreibers geben kann. Auch diese Kommunikation sendet also Signale bezüglich der inneren Verfasstheit des „Gesprächspartners“. Als Beispiel kann hier die Lautstärke beim Sprechen dienen. Wer im Gespräch mit seinem Vorgesetzten sehr leise spricht oder gar nuschelt, der signalisiert seinem Gesprächspartner, dass er unsicher ist und zwar, ohne es explizit auszusprechen. Lautes Sprechen hingegen zeugt nicht selten von Aufgeregtheit oder sogar Ärger.
Kommunikation trainieren
Ist jemand in einem Unternehmen als Außendienstmitarbeiter tätig, kann es sinnvoll sein, an einem Kommunikationstraining teilzunehmen. Immerhin ist man in dieser Position so etwas wie die Visitenkarte seines Arbeitgebers und trägt durch seine kommunikativen Fähigkeiten in hohem Maße zum Erfolg des Unternehmens bei. Besitzt man nicht die Fähigkeit, eine gute verbale, nonverbale und paraverbale Kommunikation zu pflegen, ist der Misserfolg des Unternehmens vorprogrammiert. Aber auch für die Kommunikation innerhalb des Unternehmens sind kommunikative Stärken für alle Seiten von Vorteil. Letztlich geht es bei solchen Trainings nicht nur um das richtige Formulieren von Sätzen, sondern vor allem darum, die Kommunikation des Gesprächspartners korrekt zu deuten, die Sachebene von der Gefühlsebene zu unterscheiden und in angemessener Weise zu reagieren.
Die richtige Art der Kommunikation – anlassbezogen kommunizieren
Welche Form der Kommunikation man wählt, hängt gerade im beruflichen Alltag sehr stark davon ab, welchen Anlass es gibt und vor allem, wer der Gesprächspartner ist. Einem Kollegen im Nachbarbüro kann man ohne Weiteres eine Information per E-Mail zukommen lassen. Soll hingegen der Vorgesetzte über einen wichtigen Sachverhalt informiert werden, ist es sinnvoll, dies im Rahmen eines persönlichen Termins zu tun und nicht in Form einer einfachen E-Mail. Ist eine Videokonferenz mit einem wichtigen Geschäftspartner angesetzt, an der man aufgrund eines Homo-Office-Tages von zu Hause aus teilnimmt, ist es ratsam, nicht im Jogginganzug vor dem Laptop zu sitzen, was schnell als Respektlosigkeit aufgefasst werden könnte. Dies gilt natürlich auch bei einem persönlichen Termin.